Der Artikel wurde ursprünglich auf DocuSign veröffentlicht.
Geschäftseffizienz ist von entscheidender Bedeutung, da sie sich direkt auf die Rentabilität und das Wachstumspotenzial eines Unternehmens auswirkt. Zwei gute Gründe, warum ich davon überzeugt bin, dass das Thema essenziell ist und ich in diesem Artikel weitere Einblicke geben möchte.
Unternehmen können ihre Geschäftseffizienz in mehreren Schlüsselbereichen optimieren:
- Beim Betrieb (Operations) geht es darum, Prozesse zu verschlanken und die Produktivität zu steigern. Unternehmen können dies erreichen, indem sie Lean-Manufacturing-Prinzipien umsetzen, Aufgaben automatisieren und Verschwendung eliminieren.
- Beim Supply Chain Management geht es um die Optimierung des Waren- und Dienstleistungsflusses vom Lieferanten zum Kunden. Unternehmen können dies erreichen, indem sie Technologie nutzen, um den Lagerbestand zu verfolgen, die Kommunikation mit Lieferanten zu verbessern und Durchlaufzeiten zu verkürzen.
- Beim Kundenservice geht es darum, das Kundenerlebnis durch die Bereitstellung eines schnellen und effizienten Service, die zeitnahe Lösung von Problemen und die Aufrechterhaltung eines hohen Maßes an Kundenzufriedenheit zu verbessern. Unternehmen können dies erreichen, indem sie in Technologie zur Verfolgung von Kundeninteraktionen investieren, Mitarbeiter schulen und Kundenfeedback-Programme implementieren.
Unterschätzte Effizienzpotenziale heben
Vor diesem Hintergrund gilt mein aktuelles Interesse insbesondere dem Contract Lifecycle Management (CLM) und elektronischen Signaturen (E-Signatur). Beide Themen sind im Unternehmensumfeld fast selbstverständlich, sodass das damit verbundene Optimierungspotenzial oft unterschätzt wird.
Zu diesen Aspekten habe ich mich mit Allan Thygesen, CEO von DocuSign, auf der Digital X in Köln getroffen. Unser Gespräch drehte sich um Geschäftswert, Effizienz und Nachhaltigkeit und die damit verbundenen Anforderungen an Organisationen in Deutschland und Europa im globalen Kontext.
DocuSign gab mir die Möglichkeit, gemeinsam tiefer in die Themen einzusteigen. Obwohl ich selbst bereits mit der Lösung gearbeitet habe, war es umso spannender, den positiven Effekt auf die Geschäftseffizienz und Skalierung zu sehen.
Warum es sich lohnt, in die Unternehmenseffizienz zu investieren
Die Transformation etablierter Prozesse in Unternehmen jeder Größe ist eine Herausforderung – insbesondere im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld. Die Argumente, die ich oft höre, sind „zu zeitaufwändig“ und „zu teuer“. Ist das tatsächlich so?
Durch die Investition in CLM- und E-Signatur-Technologie können Unternehmen viele ihrer sich wiederholenden und zeitaufwändigen Aufgaben im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung automatisieren, wie z. B. die Erstellung von Verträgen, die Nachverfolgung von Änderungen und die Verwaltung von Verlängerungen. Dadurch werden wertvolle Ressourcen freigesetzt und die Mitarbeiter können sich auf strategische und wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren, die zum Wachstum des Unternehmens beitragen.
Die elektronische Signatur kann auch den Prozess der Vertragsunterzeichnung rationalisieren und ihn schneller, bequemer und sicherer machen. Indem es den Parteien ermöglicht wird, Verträge elektronisch zu unterzeichnen, können Unternehmen den Bedarf an physischem Papierkram reduzieren, der eine erhebliche Quelle von Verzögerungen und Fehlern sein kann. Dies trägt dazu bei, den Prozess zur Vertragsunterzeichnung zu beschleunigen, Druck- und Versandkosten zu senken und die Gesamteffizienz des Vertragsmanagements zu verbessern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Investitionen in die Verbesserung der Geschäftseffizienz Unternehmen dabei helfen, angesichts sich ändernder Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse flexibel und anpassungsfähig zu bleiben. Durch die kontinuierliche Bewertung und Verbesserung von Prozessen können Unternehmen Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren und schnell Änderungen vornehmen, um auf veränderte Geschäftsanforderungen zu reagieren.
Herausforderungen für das Contract Lifecycle Management und die elektronische Signatur
CLM und elektronische Signatur sind beides Prozesse, die die Effizienz von Geschäftstransaktionen erheblich verbessert haben. Allerdings bringen sie auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich.
Contract Lifecycle Management
- Sicherstellen, dass alle am Vertrag beteiligten Parteien auf demselben Stand sind
- Vertragsänderungen effektiv kommunizieren
- Den Status des Vertrags, wenn mehrere Abteilungen und Stakeholder beteiligt sind, nachverfolgen
Um diese Herausforderungen zu meistern, können Organisationen die folgenden Praktiken implementieren:
- Legen Sie klare Richtlinien für die Kommunikation fest und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Vertragsbedingungen kennen
- Verwenden Sie eine Vertragsverwaltungssoftware, um den Status des Vertrags und alle vorgenommenen Änderungen im Auge zu behalten
- Weisen Sie einen Vertragsmanager zu, der dafür verantwortlich ist, den gesamten Vertragslebenszyklus zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Parteien über Aktualisierungen oder Änderungen informiert sind
Elektronische Signatur
- Sicherheit und Authentizität der Signatur gewährleisten
- Durchsetzung elektronischer Signaturen in bestimmten Situationen aufgrund rechtlicher Unsicherheiten
Um diese Herausforderungen zu meistern, können Organisationen die folgenden Praktiken implementieren:
- Verwenden Sie Software für elektronische Signaturen, die den entsprechenden Sicherheitsstandards entspricht, um Betrug zu verhindern und sicherzustellen, dass die Signatur rechtsverbindlich ist
- Bleiben Sie über alle Änderungen in der Rechtslandschaft rund um elektronische Signaturen auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass sie in allen Situationen durchsetzbar sind
Anwendungsfall der Mast-Jägermeister-Gruppe
Während meines Dialogs mit Allan Thygesen haben wir auch über konkrete Beispiele gesprochen. Durch den Einsatz von DocuSign spart die deutsche Mast-Jägermeister-Gruppe für jedes im Unternehmen signierte Dokument eine ganze Stunde. Das ist ein enormes Potenzial, wenn ich dabei an die Skalierungseffekte denke – sowohl innerhalb der Organisation als auch im Hinblick auf die Integration verschiedener Branchen. Nicht zu vergessen sind die unzähligen Tonnen Papier, die jedes Jahr eingespart werden können.
Prozesssicherheit und -geschwindigkeit im Mittelpunkt
Für die Mast-Jägermeister-Gruppe war die Einführung der elektronischen Signatur DocuSign notwendig, um ihre Ziele zu erreichen, den Signaturprozess zu vereinfachen und den Papierverbrauch und Papierabhängigkeit zu reduzieren. Die E-Signatur von DocuSign wird derzeit von verschiedenen Abteilungen innerhalb der Mast-Jägermeister-Gruppe verwendet und von jeder Abteilung an ihre Bedürfnisse angepasst. Im gesamten Unternehmen verbessert die elektronische Signatur von DocuSign die Sicherheit erheblich und beschleunigt die Vertragsdurchlaufzeit. So kann das Unternehmen seine Geschäftsziele erreichen.
Geschäftseffizienz durch Contract Lifecycle Management und elektronische Signatur steigern
Contract Lifecycle Management (CLM) und elektronische Signatur (E-Signatur) sind zwei leistungsstarke Tools, die die Geschäftseffizienz erheblich steigern können. CLM ist ein Prozess, der die Erstellung, Verhandlung, Ausführung und Verwaltung von Verträgen umfasst. Andererseits bezieht sich E-Signatur auf die Verwendung digitaler Signaturen zum Signieren von Dokumenten.
Einige Vorteile, die Unternehmen nutzen können, sind:
- Verbesserte Compliance: Mit CLM können Unternehmen sicherstellen, dass sie relevante Gesetze und Vorschriften einhalten. Dies wird durch die Automatisierung von Compliance-Prüfungen und die Sicherstellung, dass Vertragsbedingungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, erreicht. Die elektronische Signatur bietet außerdem einen Prüfpfad, der im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits zum Nachweis der Compliance verwendet werden kann.
- Bessere Zusammenarbeit: CLM ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und am Vertragsabschluss beteiligten Stakeholdern. Durch die Bereitstellung einer zentralen Plattform für die Vertragserstellung, -verhandlung und -genehmigung können Unternehmen sicherstellen, dass alle Parteien auf dem gleichen Stand sind. Die elektronische Signatur erleichtert auch die Unterzeichnung von Dokumenten durch mehrere Parteien, selbst wenn diese sich in verschiedenen Teilen der Welt befinden.
- Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung verschiedener Aufgaben während des Vertragsabschlusses, können Unternehmen Verwaltungs- und Rechtskosten einsparen. Elektronische Signaturen machen das Drucken, Scannen, Versenden und analoges Ablegen von Dokumenten überflüssig, was zeitaufwendig und kostspielig sein kann.
- Verbessertes Kundenerlebnis: CLM und E-Signatur können auch das Kundenerlebnis verbessern. Indem Unternehmen den Prozess zum Vertragsabschluss schneller und bequemer gestalten, können sie ihren Kunden, Partnern und Lieferanten ein besseres Erlebnis bieten. Dies kann zu einer erhöhten Kundenbindung, zusätzlichen Geschäften und einer glaubwürdigen Wahrnehmung eines modernen Unternehmens führen.
Vertrauen ist ein entscheidender Faktor
Im Kontext von Contract Lifecycle Management (CLM) und elektronischen Signaturen (E-Signatur) spielt Vertrauen eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Vertragsdurchführung und -einhaltung. Vertrauen ist die Basis jeder Geschäftsbeziehung und besonders wichtig, wenn es um Verträge geht.
Mangels Vertrauen können die an einem Vertrag beteiligten Parteien mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert werden, die sich auf ihre Geschäftsbeziehungen auswirken können, einschließlich Rechtsstreitigkeiten und Umsatzeinbußen. Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche Punkte, die Sie in Bezug auf das Vertrauen in CLM und elektronische Signaturen berücksichtigen sollten:
- Vertrauen ist keine Einbahnstraße und es ist wichtig, dass alle Vertragsparteien Vertrauen in die Fähigkeiten und Absichten des anderen haben. Dies kann durch Transparenz, offene Kommunikation und ein klares Verständnis der Verantwortlichkeiten und Pflichten jeder Partei erreicht werden.
- E-Signaturen erfordern ein hohes Maß an Vertrauen, um ihre Gültigkeit sicherzustellen. Um dieses Vertrauen herzustellen, nutzen E-Signatur-Anbieter verschiedene Authentifizierungsmethoden wie die Multi-Faktor-Authentifizierung oder die biometrische Verifizierung, um die Identität der Unterzeichner zu überprüfen und Betrug zu verhindern.
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet ein besonders hohes Maß an Sicherheit. Neben der technischen Aufgabe, die Rückverfolgbarkeit des zu signierenden Dokuments sicherzustellen, werden eine persönliche oder digitale Identifizierung und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung durchgeführt.
- Neben der Schaffung von Vertrauen in den E-Signatur-Prozess ist es auch wichtig, sicherzustellen, dass die Vertragsbedingungen klar und eindeutig sind. Dies kann helfen, spätere Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden.
Fazit
Contract Lifecycle Management und elektronische Signaturen sind eine wertvolle Investition für Unternehmen jeder Größe. Es kann dazu beitragen, ihre Abläufe zu rationalisieren, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu verbessern und gleichzeitig den Grundstein für zukünftiges Wachstum und Innovation zu legen.
Vertrauen ist ein entscheidender Aspekt, wenn es um CLM und elektronische Signaturen geht. Um eine positive Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, Vertrauen zwischen den Beteiligten aufzubauen – mit vertrauenswürdigen eIDAS-Anbietern, die die Einhaltung garantieren.
Aus meiner Erfahrung mit DocuSign habe ich gelernt, dass ihre Lösungen die Bedürfnisse zukunftsorientierter Unternehmen erfüllen, die ihren gesamten Vertragsprozess effizient und konform gestalten möchten. Nicht umsonst ist DocuSign ein vertrauenswürdiger Dienstleister in der EU.
